Succesvolle implementatie en adoptie van een digitaal portfolio: 5 do’s
Voor een effectieve inzet van een digitaal portfolio voor gepersonaliseerd leren is succesvolle implementatie en adoptie door docenten en studenten essentieel. Dat lijkt een ‘open deur’, omdat dat natuurlijk eigenlijk voor elk digitaal systeem dat je in een grote onderwijsorganisatie implementeert. Maar in het geval van een digitaal portfolio dat gepersonaliseerd leren ondersteunt, is dit anders. Het is namelijk niet alleen een implementatie van een softwarepakket maar vaak ook een verandering van het onderwijsconcept, curriculum of toetsingsmethodiek. Uit eigen ervaring weten we dat het ontbreken van draagvlak of te weinig aandacht hiervoor behoorlijk wat weerstand op kan leveren tijdens een implementatie, maar ook nog lang daarna. Vandaar dat we hebben gekeken naar de 5 belangrijkste aspecten die bijdragen aan het succesvol invoeren van een dergelijk portfolio.
Uit onderzoek (1,2) blijkt namelijk dat een stapsgewijze aanpak met voldoende begeleiding de kans op een succesvolle adoptie sterk vergroot. Ook het betrekken van alle stakeholders vanaf het begin is van groot belang voor draagvlak(3). Verder is heldere communicatie en het houden van overzicht cruciaal.
Betrek alle stakeholders van begin af aan
Een eerste punt is om alle betrokken partijen – docenten, studenten, onderwijsmanagers, IT-medewerkers – al in een vroeg stadium te betrekken bij de implementatie (3). Organiseer sessies om input op te halen over verwachtingen, vragen en potentiële struikelblokken. Stel vervolgens een implementatieteam samen met vertegenwoordigers uit alle geledingen als klankbord. We worden nog wel eens benaderd vanuit een organisatie met de opmerking: we gaan programmatisch toetsen, of we gaan persoonlijk onderwijs invoeren. Soms komt een dergelijke vraag vanuit het management of zelfs vanuit inkoop. Bij ons gaan dan de ‘alarmbellen af’ en stellen we de vraag of deze vraag ook al breed binnen de organisatie bekend is. Inmiddels is in Nederland gelukkig al wel heel wat kennis en ervaring opgedaan met flexibele onderwijsconcepten. Vandaar dat binnen het hoger onderwijs het verschil tussen een ‘klassiek’ of ‘inlever’ portfolio en een portfolio voor programmatisch toetsen of flexibel onderwijs steeds meer bekend is.
Ontwikkel een heldere visie en roadmap
De tweede ‘do’ gaat over de route van implementatie. Het is essentieel om een gezamenlijke visie te ontwikkelen op de rol van het digitale portfolio en dit goed af te stemmen en te verankeren in de organisatie. Je hoort nog wel eens van het management of van bestuurders dat, als het over de inhoud van het onderwijs gaat, ze dat aan docenten of staff overlaten. Wat ons betreft is dat een gemiste kans. Juist een hoge mate van betrokkenheid van de beslissers bij de rol, de doelstelling maar ook van de implementatie is van cruciaal belang (3). Praktisch gezien is het verstandig om de visie in een concreet plan van aanpak met een roadmap, mijlpalen en verantwoordelijkheden vast te leggen. Zonder commitment op bestuurlijk niveau is een succesvolle implementatie onmogelijk. Vooral omdat je tijdens de implementatie op weerstand zult stuiten. Collega’s kunnen al dan niet gezamenlijk behoorlijk vasthoudend zijn aan de huidige werkprocessen omdat de veranderingen soms diep ingrijpen op het onderwijs en hun dagelijkse werk. Door dit als een gegeven te beschouwen is een organisatie beter voorbereid. En het is niet nieuw dat bij (diepgaande) veranderingen niet iedereen gelijk positief is. In dat geval is goede backup en steun van het management cruciaal. .
Daarbij zijn een heel helder stappenplan en doelen uiteraard ook zeer behulpzaam. Dit schept duidelijkheid, maar geeft ook aan dat je als projectteam ‘in control’ bent.
Investeer in scholing en ondersteuning
Zowel voor docenten als studenten is de overstap naar een digitaal portfolio en gepersonaliseerd leren een forse omschakeling. Het helpt daarbij als ieder mogelijk obstakel wordt vermeden. Voor studenten ligt dit vaak nog iets anders dan voor docenten. Studenten zijn er wat meer aan gewend dat er nieuwe systemen worden gebruikt. Voor hen is het meer van belang dat de software zo veel mogelijk aansluit bij de software die zie al gebruiken. Gebruiksvriendelijkheid, goede werking op smartphones en een inhoudelijk heldere structuur van het portfolio zijn daarbij van belang.
Ten aanzien van docenten en staff komt daarbij dat de adaptatie van nieuwe software meer aandacht vraagt. Goede ondersteuning, aandacht, communicatie en training en scholing helpt daar zeker bij. En dat laatste is relatief eenvoudig te organiseren. Het is dus een gemiste kans als een organisatie hier te weinig aandacht aan besteedt.
Een uitgebreid trainings- of scholingsprogramma en workshops, voor docenten met daarin aandacht voor zowel de technische als de pedagogische en didactische aspecten (1,2) helpt daar zeker bij. Voor studenten kunnen introducties, workshops en online hulpbronnen worden ingezet, met voldoende begeleiding door coaches of ‘superusers’ (2) vanuit de organisatie. Een groot deel van de vragen van studenten bestaat vaak uit inhoudelijk vragen over de inhoud van het portfolio.
Start kleinschalig op
Ten eerste is het voor dit type projecten belangrijk wie er in de projectgroep zitten. Kies daarvoor vooral mensen die in de basis positief staan tegenover het project. Dat is niet hetzelfde als het overal mee eens zijn. Een kritische houding is zeker gewenst maar een negatieve grondhouding zeker niet.
Wij werken zelf bij een implementatie vanuit een 13 stappenplan waarbij een van de laatste stappen voor de uitrol binnen de organisatie de pilot is. Dit model is ontstaan vanuit de ervaring met ongeveer 100 portfolio-implementatieprojecten die we hebben gedaan. De pilot is altijd hét moment dat alle stakeholders met het portfolio aan de slag gaan. Na de pilot gaat vaak bij een instelling eerst het eerste jaar of cohort van een opleiding aan de slag. Dat heeft als voordeel dat je het overzicht houdt en beter kunt bijsturen als er nog iets niet goed functioneert. De kans op succes is daarmee groter, wat weer meehelpt bij de uitrol in de rest van de organisatie of opleiding.
Dus implementeer het digitale portfolio niet meteen op de hele instelling, maar start met een kleinschalige pilot met gemotiveerde ‘early adopters’ (3). Monitor de voortgang nauwgezet, verzamel feedback en stuur bij waar nodig. Schaal vervolgens geleidelijk op naar meer opleidingen en groepen.
Communiceer helder en regelmatig
Op het eerste gezicht weer een ‘open deur’. Heldere en regelmatige communicatie is essentieel gedurende het hele traject (3). Deel vooraf duidelijke informatie over de visie, planning en verwachte impact. Tijdens de implementatie kunnen voortgangsrapportages, nieuwsbrieven en FAQ’s zorgen voor transparantie. Vier successen en gebruik ambassadeurs. Wees ook open over uitdagingen en tegenvallers.
Je zou kunnen zeggen dat dit voor elk veranderingsproject geldt, wat ook zo is. En toch benoemen we het vanwege het belang ervan. Bij het invoeren van een digitaal portfolio wordt over het algemeen wel gefocust op de technische aspecten. Het is namelijk een nieuw systeem. Maar omdat er tegelijk vaak nieuwe en voor veel collega’s innovatieve en onbekende onderwijsconcepten worden ingevoerd is goede communicatie extra van belang. En daarbij dan vooral de dingen die goed gaan en de successen maar zeker ook transparantie over uitdagingen en de dingen die anders lopen dan verwacht of tegen zijn gevallen.
Conclusie
Door oog te houden voor betrokkenheid, kennisdeling en geleidelijke opschaling en goede communicatie, creëer je de beste kansen docenten en studenten het digitale portfolio relatief snel en gemakkelijk omarmen als instrument voor gepersonaliseerd leren.
