Investeer in scholing en ondersteuning

Zowel voor docenten als studenten is de overstap naar een digitaal portfolio en gepersonaliseerd leren een forse omschakeling. Het helpt daarbij als ieder mogelijk obstakel wordt vermeden. Voor studenten ligt dit vaak nog iets anders dan voor docenten. Studenten zijn er wat meer aan gewend dat er nieuwe systemen worden gebruikt. Voor hen is het meer van belang dat de software zo veel mogelijk aansluit bij de software die zie al gebruiken. Gebruiksvriendelijkheid, goede werking op smartphones en een inhoudelijk heldere structuur van het portfolio zijn daarbij van belang.

Ten aanzien van docenten en staff komt daarbij dat de adaptatie van nieuwe software meer aandacht vraagt. Goede ondersteuning, aandacht, communicatie en training en scholing helpt daar zeker bij. En dat laatste is relatief eenvoudig te organiseren. Het is dus een gemiste kans als een organisatie hier te weinig aandacht aan besteedt.

Een uitgebreid trainings- of scholingsprogramma en workshops, voor docenten met daarin aandacht voor zowel de technische als de pedagogische en didactische aspecten ^(1,2) helpt daar zeker bij. Voor studenten kunnen introducties, workshops en online hulpbronnen worden ingezet, met voldoende begeleiding door coaches of ‘superusers’ ⁽²⁾ vanuit de organisatie. Een groot deel van de vragen van studenten bestaat vaak uit inhoudelijk vragen over de inhoud van het portfolio.

Start kleinschalig op

Ten eerste is het voor dit type projecten belangrijk wie er in de projectgroep zitten. Kies daarvoor vooral mensen die in de basis positief staan tegenover het project. Dat is niet hetzelfde als het overal mee eens zijn. Een kritische houding is zeker gewenst maar een negatieve grondhouding zeker niet.
Wij werken zelf bij een implementatie vanuit een 13 stappenplan waarbij een van de laatste stappen voor de uitrol binnen de organisatie de pilot is. Dit model is ontstaan vanuit de ervaring met ongeveer 100 portfolio-implementatieprojecten die we hebben gedaan. De pilot is altijd hét moment dat alle stakeholders met het portfolio aan de slag gaan. Na de pilot gaat vaak bij een instelling eerst het eerste jaar of cohort van een opleiding aan de slag. Dat heeft als voordeel dat je het overzicht houdt en beter kunt bijsturen als er nog iets niet goed functioneert. De kans op succes is daarmee groter, wat weer meehelpt bij de uitrol in de rest van de organisatie of opleiding.
Dus implementeer het digitale portfolio niet meteen op de hele instelling, maar start met een kleinschalige pilot met gemotiveerde ‘early adopters’ (3). Monitor de voortgang nauwgezet, verzamel feedback en stuur bij waar nodig. Schaal vervolgens geleidelijk op naar meer opleidingen en groepen.

Communiceer helder en regelmatig

Op het eerste gezicht weer een ‘open deur’. Heldere en regelmatige communicatie is essentieel gedurende het hele traject ⁽³⁾. Deel vooraf duidelijke informatie over de visie, planning en verwachte impact. Tijdens de implementatie kunnen voortgangsrapportages, nieuwsbrieven en FAQ’s zorgen voor transparantie. Vier successen en gebruik ambassadeurs. Wees ook open over uitdagingen en tegenvallers.

Je zou kunnen zeggen dat dit voor elk veranderingsproject geldt, wat ook zo is. En toch benoemen we het vanwege het belang ervan. Bij het invoeren van een digitaal portfolio wordt over het algemeen wel gefocust op de technische aspecten. Het is namelijk een nieuw systeem. Maar omdat er tegelijk vaak nieuwe en voor veel collega’s innovatieve en onbekende onderwijsconcepten worden ingevoerd is goede communicatie extra van belang. En daarbij dan vooral de dingen die goed gaan en de successen maar zeker ook transparantie over uitdagingen en de dingen die anders lopen dan verwacht of tegen zijn gevallen.

Conclusie

Door oog te houden voor betrokkenheid, kennisdeling en geleidelijke opschaling en goede communicatie, creëer je de beste kansen docenten en studenten het digitale portfolio relatief snel en gemakkelijk omarmen als instrument voor gepersonaliseerd leren.

Bronnen bij dit artikel:

1. Digitaal portfolio – Kennisnet
2. Het digitaal portfolio voor leren met meer eigenaarschap – Bloomwise
3. Een digitaal portfolio: waar begin je? – Leerling 2020

Succesvolle implementatie en adoptie

Ten derde is een succesvolle implementatie en adoptie door docenten en studenten essentieel. Er moeten voldoende middelen, scholing en ondersteuning zijn voor een soepele invoering van het digitale portfolio voor gepersonaliseerd leren. Zowel docenten als studenten zullen de nieuwe werkwijze en het digitale systeem eigen moeten maken, wat in de praktijk vaak een uitdaging blijkt .

Uit onderzoek blijkt dat een stapsgewijze aanpak met voldoende begeleiding de kans op een succesvolle adoptie sterk vergroot. Ook het betrekken van docenten en studenten bij de implementatie is van groot belang voor draagvlak ^(1,4).

Bij dergelijke portfolio’s is samenwerking tussen de instelling en de leverancier van groot belang. Onderwijskundige kennis bij de leverancier is cruciaal om een goede vertaalslag te kunnen maken naar het portfolio van het concept en toetsmodel dat de instelling hanteert.

De invoering van zo’n  portfolio is dan ook vaak gelijk een veranderkundig project, is onze ervaring. Vandaar dat de kennis en ervaring van het implementeren van een portfolio in een vaak toch wel redelijk complexe omgeving ook enorm meehelpt.

Lees hier meer over in het artikel: ”Succesvolle implementatie en adoptie van een digitaal portfolio: 5 do’s”

Integratie met een digitaal leersysteem

Tot slot moet het digitale portfolio goed geïntegreerd zijn met de rest van het digitale leersysteem van de instelling.Het mag geen losstaand systeem zijn, maar moet onderdeel uitmaken van de bredere digitale leeromgeving waarin studenten en docenten werken.

Een naadloze koppeling met de elektronische leeromgeving, roosterprogramma’s, toetssystemen en andere gebruikte software is essentieel. Alleen dan kan het portfolio optimaal ingezet worden als instrument voor gepersonaliseerd leren ^(2,3).

Dat klinkt allemaal heel logisch, en dat is het ook. Maar er zijn meerdere redenen waarom het lang niet altijd het geval is. Soms kunnen de systemen niet worden gekoppeld met elkaar. Dat betekent dat gegevens op verschillende plekken staan en er mogelijk een helder beeld over overzicht ontbreekt. Dat kan weer tot gevolg hebben dat studenten geen goede begeleiding krijgen terwijl dit wel nodig is.

Een ander punt is de irritatie dat je in verschillende systemen moet inloggen. Ook dat leidt steeds meer tot ‘afhaakgedrag’ binnen organisaties. Andersom zien we ook dat als een platform goed geïntegreerd is en studenten en begeleiders een goed beeld hebben van de studievoortgang, dat er ook echt betere leerresultaten kunnen worden behaald.

Welke functionaliteiten zijn er nodig voor gepersonaliseerd leren?

Ook voor wat betreft de benodigde functionaliteiten is uit onderzoek gebleken dat de kans van slagen aanzienlijk toeneemt als er aan een aantal randvoorwaarden wordt voldaan:

1. Aanpassen van leerdoelen en leeractiviteiten
   Docenten kunnen in het portfolio leerdoelen en bijbehorende leeractiviteiten per student aanpassen aan hun specifieke niveau, interesse en leerbehoeften. Zo kunnen studenten die de stof snel opnemen uitdagendere doelen en verdiepingsopdrachten krijgen, terwijl studenten die meer moeite hebben met de basisstof extra oefeningen en instructie aangeboden krijgen.
2. Formatieve evaluatie en feedback op maat
   Door de portfolio-inzendingen en voortgang van studenten nauwgezet te volgen, kunnen docenten gerichte, persoonlijke feedback geven die aansluit bij de leerbehoeften van elke individuele student. Op basis van deze formatieve evaluatie kan de leerroute en instructie bijgestuurd worden.
3. Keuzemogelijkheden voor studenten
   Een krachtig aspect is dat studenten binnen het curriculum keuzes maken in hun leeractiviteiten, werkvormen en manieren van leren. Hierdoor krijgen ze meer eigenaarschap en zeggenschap over hun eigen leerproces, wat de motivatie en betrokkenheid kan verhogen.
4. Flexibele leerroutes en leerpaden
   Met de flexibiliteit van een digitaal portfolio kunnen hogescholen en universiteiten gemakkelijk verschillende leerpaden en keuzetrajecten opzetten, afgestemd op de voorkeuren, talenten, ambities en leersnelheden van individuele studenten. De leerroute wordt zo echt gepersonaliseerd in plaats van een vast programma te volgen.
5. Live monitoring en bijsturing
   Het overzichtelijke dashboard geeft docenten actueel inzicht in de voortgang, ontwikkeling en knelpunten van elke afzonderlijke student. Zo kunnen zij tijdig en gericht bijsturen in de leerroute, instructie en begeleiding waar dat nodig is.
6. Individuele timing en locatie van leeractiviteiten
   Daarnaast zien we in onze eigen praktijk en dan met name in het medisch onderwijs, dat het van belang is dat de leeractiviteiten individueel in tijd en plaats kunnen worden gedaan in tegenstelling tot het klassieke klassikaal leren. Je hebt in de praktijk namelijk niet vaak voor het zeggen wat er gaat gebeuren. En zeker in een zorginstelling of ziekenhuis is dit het geval. Voor het inrichten van het portfolio is het dan dus nodig dat de handelingen of opdrachten met het bijbehorende feedback- of toetsingsformulier eenvoudig kunnen worden gewijzigd door de instelling.
7. Flexibiliteit op procesniveau
   Tot slot moet je om alle bovenstaande punten te faciliteren op procesniveau ook heel flexibel kunnen zijn. Zo wordt in het programmatische toetsconcept met veel verschillende vormen gewerkt zoals low-stake en high stake beoordelingen, zelfreflecties, groepsfeedback, 360 graden feedback en nog vele andere processen. De specifieke leersituatie vraagt namelijk om een specifieke feedbackvorm, inhoud en proces.

Conclusie

Door deze uitgebreide functionaliteiten voor differentiatie en personalisatie maakt een geavanceerd digitaal portfolio het mogelijk om het hoger onderwijs daadwerkelijk vorm te geven rond de individuele student. Studenten krijgen meer regie over hun eigen leerproces en kunnen een leerroute volgen die naadloos aansluit bij hun persoonlijke behoeften, mogelijkheden en ambities.

Zo ondersteunt een goed geïmplementeerd digitaal portfolio hogescholen en universiteiten optimaal in de realisatie van gepersonaliseerd leren. Een veelbelovende ontwikkeling voor kwalitatief goed en toekomstgericht hoger onderwijs, waarin maatwerk en talentontwikkeling centraal staan.

Bronnen bij dit artikel:

1. Invoeren van een digitaal portfolio in het hoger beroepsonderwijs (utwente.nl)
2. https://www.surf.nl/files/2023-09/sf-e-portfolio_def.pdf
3. surf-rapport-herijking-van-de-visie-op-de-digitale-leeromgeving_webversie_0.pdf
4. Surfen over glad ijs; ICT-implementatiestrategieën in het hoger onderwijs vanuit veranderkundig perspectief (hal.science)